Jak na odbavení návštěvníků při vstupu na akci?

Proces odbavení návštěvníků je častým trnem v oku kdejakého organizátora. Máme dostatek kapacit pro odbavení? Bude fungovat odbavovací systém? Co když přijde příliš velké množství návštěvníků najednou? Přečtou naše zařízení QR kódy správně?

Jak na odbavení návštěvníků při vstupu na akci?
Sdílet článek

Jaké možnosti nabízíme?

1. Pronajměte si čtecí zařízení

Ano, první možností je, že si od nás můžete pronajmout čtecí zařízení, jehož pronájem zahrnuje i internetové připojení Starlink, díky kterému budete schopni mít aktuální databázi návštěvníků i při výpadku veškerých vašich internetových access pointů.

2. Stáhněte si naši aplikaci

Tou druhou možností je naše aplikace, kterou naleznete jak v AppStore pro zařízení se systémem iOS, tak i v Google Play pro zařízení se systémem Android. Aplikaci stáhnete do libovolného počtu mobilních telefonů a její využívání je zcela zdarma. Kterou z možností doporučujeme? Ideální je zvolit zlatou střední cestu.

Hybridní zlatá střední cesta

Ani vlevo, ani vpravo, tak zní naše rada. Jako nejlepší řešení doporučujeme organizátorům kombinovat možnost pronájmu čtecích zařízení a využití check-in aplikace v mobilních telefonech. Proč? Čtecí zařízení jsou uzpůsobena k rychlému odbavování. Díky připojení Starlink jsou permanentně připojena k internetu, což znamená, že jejich databáze bude vždy aktuální. Práce s nimi je navíc velice pohodlná a jednoduchá. Doporučujeme tak mít u každého check-in pointu alespoň jedno. 

To lze pak jednoduše doplnit mobilními telefony s naší aplikací. Kdokoliv z organizátorů tak po zadání přístupových údajů bude moci proměnit svůj telefon ve čtečku, která zvládne odbavovat návštěvníky u vstupu s podobnou lehkostí. Navíc, v případě velkého náporu návštěvníku lze jednoduše za pomoci dalšího mobilního telefonu navýšit odbavovací kapacity a urychlit tak čekání na odbavení. 

Jak odbavovat pomocí mobilní aplikace? 

Pokud si pronajmete čtecí zařízení, určitě k nim dostanete školení. Nicméně, co když chcete odbavit vstupy pouze za pomocí naší Check-in aplikace? Sepsali jsme pro vás návod, jak na to: 

  • Stáhněte si aplikaci
    Ve svém organizátorském Workspace klikněte na „Správa odbavování“, kde najdete odkaz pro stažení aplikace. Aplikaci doporučujeme instalovat v den konání, případně den předem, abyste měli její nejnovější verzi. 
  • Vygenerujte kód
    Vygenerujte ve Workspace odbavovací kód, stačí jeden pro všechny telefony. 
  • Nastavte zařízení
    Po spuštění aplikace zadejte jméno a příjmení toho, kdo se bude o odbavování starat. Vložte jednorázový kód, který jste v předchozím kroku vygenerovali a dejte aplikaci čas synchronizovat svou databázi. (Nutné připojení k internetu)
  • Seznamte se s aplikací
    Na hlavní obrazovce uvidíte veškeré potřebné údaje: Název události, datum, čas a adresu, dále ukazatel počtu zkontrolovaných vstupenek před lomítkem a celkový počet prodaných vstupenek za lomítkem, zeleně počet účastníků uvnitř a červeně počet účastníků, kteří již místo konání opustili. `
  • Skenujte vstupenky
    Kliknutím na tlačítko “Začít kontrolovat” otevřete fotoaparát pro skenování QR kódu na vstupenkách. Pokud není možné kód načíst, lze zadat kód vstupenky ručně. Pokud je vstupenka neplatná, důvod se objeví na obrazovce.
    

Voilà a jste připraveni odbavovat.

Aplikace nefunguje jak má? Problém by mohla vyřešit jedna z níže vypsaných možností:

  • Ukončete/zavřete aplikaci a znovu ji otevřete. 
  • Ujistěte se, že jste umožnili aplikaci synchronizovat databázi online
  • Klikněte na “Načíst novou událost”. 
  • Odinstalujte aplikaci a znovu ji nainstalujte.

Pokud ještě neprodáváte vstupenky s námi, určitě se podívejte na náš web BOOM, kde najdete všechny informace o naší službě. Nebo vás zajímají další tipy a rady pro organizaci událostí? Tak mrkněte na náš blog, kde jich pro vás máme celou řadu.